Privacyverklaring
Wie zijn wij?
Woonboog BV, Campus Blairon 599, 2200 Turnhout, ondernemingsnummer BE 0403.773.287 is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring.
Woonboog heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO) die Woonboog adviseert over de verwerking van persoonsgegevens.
Waarom hebben wij een privacyverklaring?
Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens over uzelf. Dit betekent dat de gegevens ofwel direct over u gaan, ofwel naar u te herleiden zijn.
We willen ervoor zorgen dat uw gegevens beschermd zijn en we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt.
Hoe kan u ons bereiken?
Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze privacyverklaring kan u de hoofdzetel van Woonboog contacteren via:
Telefoon: 014 40 11 00
E-mail: privacy@woonboog.be
Adres: Campus Blairon 599, 2300 Turnhout
Toepassingsgebied van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website www.woonboog.be en al haar sub-sites (hierna spreken we over 'website') aangeboden door Woonboog. Woonboog is eigenaar en beheerder van de website.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over u die we verwerken via onze website.
Welke informatie verzamelen we?
We verzamelen via de website:
- identificatiegegevens (naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit)
- Adres- en contactgegevens
- Gegevens over uw gebruik van onze website (aan de hand van cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid
- Onderwerp van de vraag, melding of klacht
- Foto's die bij de vraag, melding of klacht horen
- Uitleg bij vraag, melding of klacht
Via welke bronnen verzamelen we uw informatie?
- Via onze website: wanneer u ons informatie bezorgt via onze website, via de contactformulieren
- Via cookies: Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid
De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens
Woonboog mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR). Afhankelijk van het doeleinde van het formulier dat u invult op de website, verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, ter uitvoering van een overeenkomst die u met ons afsloot of op basis van uw toestemming. (Aanpassen volgens uw situatie: Als er enkel een contactformulier beschikbaar is, is de enige verwerkingsgrond toestemming. Inschrijvingsformulieren hebben een wettelijke basis als verwerkingsgrond en formulieren om bv. gebreken aan de woning te melden, zijn ter uitvoering van een overeenkomst.)
Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het contactformulier op onze website in te vullen, op basis van uw toestemming. Meer informatie over de rechtsgronden per verwerkingsdoeleinde kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Woonboog.
Om uw gegevens te verwerken via niet-noodzakelijke cookies vragen wij steeds uw toestemming. (Deze zin enkel als van toepassing, bij niet-functionele cookies - met toestemmingsbanner)
Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?
We behandelen uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
- Uw contactgegevens en andere informatie die u ons verstrekt via formulieren op onze website.
Hoe lang houden we uw gegevens bij?
Woonboog neemt de nodige maatregelen zodat uw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met u op te nemen/uw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling voorschrijft.
Wilt u dat wij uw persoonsgegevens niet langer bijhouden of wilt u meer informatie over de bewaartermijnen die we volgen, dan contacteert u Woonboog via privacy@woonboog.be of Campus Blairon 599, 2300 Turnhout.
Met wie delen we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven om de overeenkomst die u heeft met ons uit te voeren, bij wettelijke verplichting of met uw toestemming. Woonboog let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie Woonboog uw persoonsgegevens deelt, kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Woonboog.
Wanneer Woonboog uw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, vindt u op de website van het agentschap Wonen in Vlaanderen.
Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie Woonboog bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt voor gegevensbescherming als Woonboog. Woonboog zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.
Wat zijn uw rechten?
De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die u, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vindt u een opsomming met een korte toelichting. Zoals al aangegeven kan u deze rechten inroepen via:
- E-mail: privacy@woonboog.be
- Adres: Campus Blairon 599, 2300 Turnhout
Recht van inzage
Wij moeten u informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en we moeten uw rechten beschrijven. Ook moeten we u een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen als u ons dit vraagt. Een kopie kan u vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis.
Bij uw aanvraag voor inzage moeten wij uw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij u op dat ogenblik een bewijs van uw identiteit. Twijfelen wij over uw identiteit, dan zullen wij u pas de documenten sturen nadat wij uw identiteit kunnen bevestigen. We zullen u de documenten via e-mail sturen als u hiermee akkoord bent. Bent u niet akkoord, dan sturen wij u de documenten met de post toe. (Dit kunt u aanpassen volgens de effectieve procedure.)
Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.
Recht op verbetering
Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op uw vraag aanpassen. Denken we zelf dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we u contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet u hiervoor naar ons kantoor komen om uw identiteitskaart te laten lezen.
Recht om te worden vergeten
U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen. Uwe-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat u niet langer gecontacteerd wil worden.
Wanneer kunnen wij uw gegevens verwijderen?
- We verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
- U trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw toestemming gebaseerd.
- U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hier verder).
- Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
- Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
- Uw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.
De kans bestaat dat we uw gegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren u hierover.
Deze redenen zijn:
- een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
- voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
- voor juridische claims
- voor de volksgezondheid
- het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert
Recht op beperking van verwerking
U kunt altijd de verwerking van uw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:
- We hebben onjuiste gegevens. We verwerken uw gegevens opnieuw nadat we uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.
- Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en u wilt deze verwerking beperken.
- We hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor uw juridische claims. Heeft u ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we uw gegevens.
- U maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hier verder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is.
Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij u waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw uw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan.
Recht op kennisgeving
Als u zich beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren u ook over deze ontvangers als u dit vraagt.
Recht op data-portabiliteit
Wij verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als u dit vraagt.
Dit gaat over gegevens:
- die u ons bezorgde
- die we verwerken op basis van uw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden
- die we verwerken via geautomatiseerde middelen
Recht op bezwaar
U kunt bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen uw bezwaar onderzoeken en u informeren over de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.
Heeft u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij u geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we uw vraag ontvangen.
Kunt u uw toestemming intrekken?
Ja, u kunt op elk moment uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken.
Maar, wij blijven uw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag u uw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal.
U kunt toestemming intrekken door ons te contacteren via:
- E-mail: privacy@woonboog.be
- Adres: Campus Blairon 599, 2200 Herentals
Hoe kunt u een klacht indienen?
Wij proberen uw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.
Wijzigingen in ons beleid
Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en geldt vanaf 1 september 2023. We hebben het recht om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Wij informeren u over elke wijziging die een impact heeft op uw situatie (niet over kleine wijzigingen).
Specifieke privacy verklaringen
- Huur je of wil je huren bij Woonboog? In pdf huren vind je meer informatie over wie wat doet met jouw persoonlijke informatie: pdf huren (231.8 KB) "pdf".
- Heb je gekocht of wil je kopen bij Woonboog? In pdf kopen vind je meer informatie over wie wat doet met jouw persoonlijke informatie: pdf kopen (214.43 KB) "pdf".
- Leen je of wil je lenen bij Woonboog? In pdf lenen vind je meer informatie over wie wat doet met jouw persoonlijke informatie: pdf lenen (214.98 KB) "pdf".
- Verhuur of wil je verhuren aan Woonboog? In pdf verhuren vind je meer informatie over wie wat doet met jouw persoonlijke informatie: pdf verhuren (185.95 KB) "pdf".
Protocollen
Protocol gegevensuitwisseling Centraal Inschrijvingsregister (CIR) en Woonboog
Wonen in Vlaanderen sloot een protocol af met Woonboog voor de gegevensuitwisseling van het CIR naar het beheersysteem van Woonboog.
Lees hier het protocol CIR-Woonboog. (671.36 KB) "pdf"
Protocol gegevensuitwisseling Centraal Woningregister (CWR) en Woonboog
Het agentschap Wonen in Vlaanderen sloot een protocol af met Woonboog voor de uitwisseling van gegevens betreffende het Centraal Woningregister (CWR).
Lees hier het protocol CWR-Woonboog. (788.04 KB) "pdf"
Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen Woonboog en De Noorderkempen cvba
Protocol mededeling persoonsgegevens in het kader van de herstructurering van deze partijen tot een woonmaatschappij.
Lees hier het protocol De Noorderkempen-Woonboog. (1.08 MB) "pdf"
Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen Woonboog en LeefGoed
Protocol mededeling persoonsgegevens in het kader van de herstructurering van deze partijen tot een woonmaatschappij.
Lees hier het protocol Leefgoed-Woonboog. (242.56 KB) "pdf"
Protocol uitwisseling gegevens kandidaat-kopers van LeefGoed naar Woonboog
In het kader van de vorming van de woonmaatschappijen is er een protocol afgesloten om gegevens van kandidaat-kopers over te dragen van LeefGoed aan Woonboog.
Lees hier het protocol LeefGoed-Woonboog. (632.5 KB) "pdf"
Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegegevens tussen Wonen in Vlaanderen en Woonboog - 2025
Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap Wonen-Vlaanderen en woonmaatschappij Woonboog bv in het kader van de bestrijding van domiciliefraude.
Lees hier het protocol Wonen in Vlaanderen-Woonboog. (5.39 MB) "pdf"
